کارشناس هنر روابط عمومی – نیوزتایم


افشین نوری، مدیر روابط عمومی بیمه پارسیان؛ کارشناس ارتباطات و کارشناسی ارشد مدیریت رسانه – این یادداشت سعی دارد به طور خلاصه مجموعه ای از فعالیت های روابط عمومی و تأثیر آنها بر یک سازمان را تشریح کند و فعالیت ها، کارکردها و اثرات روابط عمومی را به تفصیل شرح دهد، همانطور که در بالا مورد بحث قرار گرفت. بسیار گفته شده است و هنوز پتانسیل های زیادی برای تحقیق و نوشتن وجود دارد.

هنر کارشناس روابط عمومی

تاکنون درباره سختی ها و مشکلات روابط عمومی ها و حتی شیرینی کار در روابط عمومی بسیار گفته شده و بیماری ها و تحلیل های زیادی در این زمینه ارائه شده است، اما چرا همیشه در مورد روابط عمومی با شرع اظهار نظر می شود؟ تضادهای زیادی وجود دارد، به خصوص در مورد اینکه مدیران ارشد چه اعتقادی به روابط عمومی دارند و همیشه دو طرف مخالف وجود دارد و آن اینکه آیا یک مدیرعامل یا گروهی از مدیران ارشد به روابط عمومی اعتقاد دارند یا نه.

همه نظرات سیاه و سفید به نظر نمی رسند و گاهی حتی کسانی که در زمان های خاص به روابط عمومی اعتقادی نداشتند به سراغ روابط عمومی رفتند و از این حرفه کمک خواستند و بالعکس. این نیز درست است که گاهی اوقات مدیرانی که به روابط عمومی اعتقاد زیادی دارند، ناگهان فراموش می کنند که کجا باید از روابط عمومی مشورت می کردند و به جای روابط عمومی، تصمیمات و اقدامات خود را انجام می دهند.

البته در اینجا کاری به نتیجه نداریم و مسئله اصلی جایگاه روابط عمومی است، موضعی که همیشه نه در کلام بلکه در عمل و به صورت تخصصی نشان داده شده است که حتی در کلیت آن نقش مهمی را ایفا می کند. موفقیت و شکست یک سازمان.

این جایگاه که در بسیاری از جاها جایگاه ویژه ای به شمار می رود، همواره در طول دوره های مختلف دستخوش تغییراتی بوده است، اما آنچه امروز می بینیم و نتیجه این تحولات به ما نشان می دهد که روابط عمومی همواره به روند رو به رشد و تکامل خود ادامه داده است. یکی از مدرن ترین حرفه ها و فعالیت های دنیا که به سرعت خود را با تغییر و پیشرفت وفق داده و از آن جا نمانده است. برداشت ها به روشی انعطاف پذیر، جهانی و پراکنده به دست می آیند.

در این گفتار سعی می کنیم متخصص بودن در روابط عمومی و حرفه ای بودن را از زوایای مختلف بررسی کنیم تا مشکل بیشتر برای مدیران ارشدی که همیشه با روابط عمومی سروکار دارند روشن شود و فعالیت این حرفه برای آنها قابل درک شود. .

ذکر نکته به روز رسانی و تطبیق با آخرین تحولات دنیا در ابتدای تاپیک به این دلیل بود که شاید یکی از مهمترین نکات برای یک متخصص روابط عمومی باشد که از هنر خود در این حرفه به بهترین نحو استفاده کند.

ما در اینجا قصد نداریم مجدداً وظایف روابط عمومی را تأیید کنیم، اما اشاره به مهمترین آنها و نحوه برخورد با آنها به درک بهتر روابط عمومی منجر می شود.

البته برای روابط عمومی موثر و موفق، چه بخواهیم مدیر موفقی باشیم و چه کارشناس موفق; عشق و علاقه به حرفه روابط عمومی اولویت اول است و بدون علاقه به حرفه روابط عمومی هرگز نمی توانید یک مدیر موفق، متخصص و مدیر روابط عمومی موفق باشید. در سازمان ها علاوه بر دیدگاه مدیریت عالی سازمان، مدیران و سایر کارکنان نیز به روابط عمومی دیدگاه دارند و این دیدگاه ها با کارکرد مثبت روابط عمومی و عشق و دغدغه ای که کارکنان و مردم دارند، به دیدگاه تبدیل می شود. کارشناسان روابط حرفه خود را نشان می دهند. مثبت خواهد بود و پاسخ به سؤالی که سایر کارکنان در مورد کار و فعالیت روابط عمومی از خود می پرسند عملاً داده خواهد شد و قطعاً بدون عشق و علاقه به حرفه روابط عمومی، جایگاه وی در سازمان به یک واحد معمولی، بی تفاوت و متروک.

نکته بعدی این است که باید در کارهای مختلفی که در حوزه روابط عمومی انجام می شود تخصص داشته باشیم و هر کارشناس روابط عمومی در زمینه تبلیغات، طراحی، روابط عمومی، الکترونیک یا روابط عمومی هر دو در داخل شرکت انجام می شود. یا خارج از سازمان باید کاملا حرفه ای و حرفه ای باشید. کار خود را انجام دهید، آموزش های لازم را ببینید و همیشه آموزش ببینید، به خصوص امروز که روابط عمومی الکترونیک با ظهور شبکه های اجتماعی و رسانه های آنلاین قدرتمند به خط مقدم سازمان ها تبدیل شده است.

ما قصد نداریم مبحث برون سپاری را زیر پا بگذاریم، اما بسیاری از کارهایی که برون سپاری می شود به راحتی در خود روابط عمومی انجام می شود، البته به شرطی که کارشناسان به وظایف خود کاملاً آگاه باشند و همیشه به وظایف خود گوشزد شوند تا خدای ناکرده متخصصان. برون سپاری می شوند. به کاربران عادی تبدیل نشوید که برای انجام هر کاری فقط باید یک تماس برقرار کنند. تماس با طراح خارجی، تماس با کارشناسان خارجی سایت، تماس با شخصی که خبر را نوشته، تماس با سازنده کلیپ، تماس با کارشناس شبکه های اجتماعی، حرفه ای بودن متخصصان و هنر آنها در یادگیری شغل و حرفه خود باعث می شود که بسیاری از افراد به این موضوع توجه کنند. این تماس‌ها کند می‌شوند، کارها سریع‌تر و برازنده‌تر می‌شوند، و اغلب چه نتایج بهتری دارند زیرا دانشی که ما در مورد سازمان، انتظارات، وظایف، کارکردها و خواسته‌های آن داریم توسط هیچ یک از کارشناسان به اشتراک گذاشته نمی‌شود، بنابراین دوباره، اینها عموم مردم هستند. کارشناسان روابطی که می توانند از هنر خود برای برآوردن نیازهای سازمان به بهترین شکل ممکن استفاده کنند.

به عنوان مثال، پروژه محور بودن روابط عمومی بسیار مهم است، برای کاری که به ما محول می شود، از همان ابتدا پروژه ها را تعریف کنیم و وظایف هر یک از همکاران و همچنین برنامه زمان بندی را مشخص کنیم. و در اینجا پس از اجرای پروژه (ابعاد آن اهمیت چندانی ندارد و می توان از وظایف کوچک تا یک وظیفه بزرگ سازمان برای این پروژه تعیین کرد) و با دیدن نتایج، مشخص می شود که چگونه این چیدمان، هماهنگی و حرفه ای شدن روابط عمومی در فعالیت و امور سازمانی به بهترین شکل ممکن انجام می شود.

تولید محتوا و آرشیو در روابط عمومی یکی دیگر از نکات مهمی است که باید همواره مورد توجه قرار گیرد. برای تولید محتوای فوری نتایج جالبی نخواهد داشت و از ارزش کار روابط عمومی کاسته می شود.

فیلم های تبلیغاتی، پوسترها، تصاویری که ممکن است فوراً مورد استفاده قرار نگیرند، اما برای پیش بینی روابط عمومی در مورد فعالیت های آتی سازمان و … زمانی که آرشیو مملو از محتواها و محصولات مختلف طراحی شده برای استفاده بعدی باشد، ضروری خواهد بود. فقط باید به آن مراجعه کرده و در اسرع وقت با تغییراتی و به روز رسانی از آن استفاده کنیم.

بنابراین لزوماً نیاز فوری سازمان نباید مبنای تولید فعالیت های روابط عمومی باشد. این امر به ویژه در مورد اخبار و گزارش ها صادق است، روابط عمومی حرفه ای و چابکی همیشه اخبار و گزارش های آماده برای انتشار فوری در صورت نیاز دارند و این به هنر مدیر و کارشناس روابط عمومی برمی گردد که می داند چقدر سازمان خود را می شناسد و چگونه می شناسد. به صورت حرفه ای آمادگی دارند در صورت لزوم در کمترین زمان ممکن به سازمان خود کمک کنند.

در مواقعی که در عملکرد سازمان بحران وجود دارد و نیاز به شفاف سازی یا گزارش به موقع دارید، نقش روابط عمومی در کسب اطلاعات دقیق از جزییات مشکلی که باعث ایجاد بحران در سازمان شده، حائز اهمیت است. . عصر طلایی اطلاعات را می توان بهترین راه برای انجام این کار نامید و برای کمک به سازمان خود در حل بحران بشتابید.

در این مقوله می توان به شایعاتی اشاره کرد که پیرامون سازمان ها شکل می گیرد و عملکرد سازمان را تحت تاثیر قرار می دهد و امروزه با گسترش شبکه های اجتماعی شاهد انواع شایعات و اخبار غیر دقیق از شبکه های اجتماعی در مورد سازمان ها هستیم. هر کدام را می‌توان با انگیزه‌ای خصوصی انجام داد، می‌توان گفت هرکسی با گوشی هوشمند می‌تواند خود را رسانه‌ای و پستی علیه یک سازمان بداند، اینجاست که سازمان‌هایی با روابط عمومی بحران موثر می‌توانند چنین اخباری را منتشر کنند و شایعاتی ایجاد کنند تا به راحتی و با خیال راحت از آن عبور کنند. و از کاهش انگیزه و کارایی کارکنان خود و به طور کلی ناکارآمدی سازمان از این موارد منفی جلوگیری کند.

روابط عمومی رابط بین هر سازمان و مخاطبان آن چه در درون سازمان از جمله کارکنان و چه خارج از سازمان از جمله رسانه ها، مشتریان و جامعه به عنوان یک کل است. دنیای خارج سازمان را به ارمغان می آورد و نمی تواند تصویر صحیح، قابل اعتماد و مؤثری از آن سازمان ارائه دهد.

موضوع مهم دیگری که شاید در روابط عمومی کمتر به آن پرداخته نشود، موضوع ارزیابی و تحقیق است که خود شامل جهات مختلفی می شود; از سنجش اثربخشی یک برنامه تبلیغاتی گرفته تا سنجش رضایت مشتری و تحقیق برای پیش بینی فعالیت ها و برنامه های آتی یک سازمان برای اجرا در آینده، بسیاری موارد دیگر که جزء وظایف روابط عمومی موثر و مانند قبل است. خاطرنشان می‌شود که این تحقیق به پیش‌بینی روابط عمومی و کل سازمان کمک می‌کند و چشم‌اندازی را برای آینده ارائه می‌کند که تصمیم‌گیری را آسان‌تر و نتایج را واقعی‌تر ارزیابی می‌کند. این یک وظیفه مهم برای یک مدیر حرفه ای و یک مدیر روابط عمومی است. که همیشه در حال تحقیق و ارزیابی است تا پاسخ بسیاری از سوالات را از قبل آماده دریافت کند.

همانطور که در بالا به طور کلی و به طور خلاصه بیان شد، یک کارشناس یا مدیر روابط عمومی باید همیشه سعی کند سازمان خود را از همه جهات تعریف کند تا بتواند آن سازمان را به بهترین شکل به مردم ارائه دهد، در غیر این صورت زمانی که روابط عمومی در میان است، اگر این کار جواب نمی دهد. خوب، دیدگاه ها شکل می گیرد، ناگزیر با سازمان بر اساس اطلاعات نادرست و ناکافی متفاوت است و هرکس از دید خود به سازمان نگاه می کند که منجر به عدم شفافیت، عدم وجهه عمومی و تصویری مبهم از سازمان این باعث هدر رفتن انرژی بسیاری از سازمان ها می شود که ممکن است فعالیت های بسیار مثبت و موثری انجام دهند اما همیشه به جایگاه واقعی و شناختی که باید در جامعه وجود داشته باشد نمی رسند و این نوعی اتلاف است. انرژی کل یک سیستم است.

در این یادداشت سعی شده است به اختصار به مجموعه ای از فعالیت های روابط عمومی و تأثیر آنها بر سازمان اشاره شود، زیرا پرداختن به جزئیات فعالیت های روابط عمومی، کارکردها و تأثیرات آن، همانطور که گفته شد، بسیار گفته شده است. هنوز پتانسیل زیادی برای تحقیق و نگارش وجود دارد.

امید است کلیه کارشناسان و مدیران محترم روابط عمومی با عشق و توجهی که به شغل و حرفه خود خواهند داشت با تلاش و پشتکار مضاعف نقش روابط عمومی را در سازمان خود به بهترین نحو ایفا نموده و اثبات نمایند. نقش سازنده و موثر روابط عمومی برای رسیدن و تقویت هر چه بیشتر جایگاه روابط عمومی.